Indrukwekkende internationale zeilschepen, tientallen optredens in en rondom Delfzijl én meer dan 350.000 bezoekers in 4 dagen: dat is DelfSail in een notendop. Veiligheidsregio Groningen is op meerdere manieren betrokken bij het evenement, samen met diverse partners. Te beginnen bij het adviseren van de gemeente over de veiligheid. Regionaal Coördinator Evenementen David Teuben van Veiligheidsregio Groningen (op de foto rechts) en veiligheidsmanager Casper Dollekamp van DelfSail vertellen hier meer over.
Waar draait de samenwerking om?
Casper: “Ons gezamenlijke doel is het neerzetten van een veilig en mooi evenement. Daarbij spitst de samenwerking zich toe op de vraag: wat zijn de risico’s bij DelfSail en hoe kunnen we die beheersbaar maken? Officieel is het zo dat wij als organisatie een vergunningsaanvraag indienen bij de gemeente. De gemeente vraagt vervolgens aan onder meer Veiligheidsregio Groningen om advies op verschillende gebieden.”
David: “Dat klopt. Wij adviseren als veiligheidsregio vanuit de brandweer, de GHOR (gezondheidszorg) en andere disciplines. We zitten samen met de politie in een adviesteam. Die adviezen bieden wij vervolgens aan de gemeente aan, die het met de organisatie van DelfSail deelt. We zijn al anderhalf jaar geleden voor het eerst om tafel gaan zitten met de gemeente en organisatie en dan werken we gezamenlijk toe naar een gedegen vergunningsaanvraag.”
Casper: “Dat kan ook niet anders. Het is belangrijk om op tijd met elkaar de verwachtingen uit te spreken over wat precies de risico’s zijn in het evenementengebied en hoe je die met elkaar moet duiden. Alleen door continu met elkaar in gesprek te blijven kunnen we zo’n proces tot een goed einde brengen.”
En waar gaan die gesprekken dan precies over?
David: “In grote lijnen is ons doel vanuit de veiligheidsregio om de organisatie van DelfSail te laten nadenken over mogelijke risico’s en hoe zij hiervoor maatregelen kunnen treffen. Zo kijken we onder meer naar de brandveiligheid en de bereikbaarheid van diverse plekken voor de brandweer. Ook adviseren we vanuit de GHOR op het gebied van gezondheidszorg. Dan kun je bijvoorbeeld denken aan de aanwezigheid van voldoende ehbo-posten. Daarnaast kijkt de politie naar onder andere de openbare orde en crowdmanagement. En natuurlijk staan al die dingen niet op zich, maar heeft alles met elkaar te maken.”
Casper: “Tijdens de gesprekken met de gemeente en de veiligheidsregio onderzoeken we of de beelden over de risico’s hetzelfde zijn. Die gesprekken zijn soms heel scherp, maar we hebben hetzelfde doel: een veilig en mooi evenement neerzetten. Wij bereiden ons als organisatie voor op uiteenlopende incidenten met behulp van diverse scenario’s: van vermiste kinderen tot een incident met een giftige stof op het Chemie Park. Bij al die scenario’s hebben we gekeken welke factoren steeds een rol spelen, en dan komen we uit bij mobiliteit, crowdmanagement en extreem weer. Daarbij is het voor ons heel belangrijk om precies te weten hoeveel mensen er zijn en waar al die mensen zich bevinden. Dat gaan we dit jaar voor het eerst meten.”
Hoe weet je op een gegeven moment of alle risico’s afgedicht zijn?
David: “Alle risico’s honderd procent afdichten kan nooit, je houdt altijd een bepaald ‘restrisico’. Maar je kunt er met elkaar wel voor zorgen dat die risico’s zo klein mogelijk zijn. En als er toch iets gebeurt, staan de hulpdiensten natuurlijk paraat. Aan het einde van de rit, vlak voor het evenement, organiseren we een ‘doorleefsessie’ waarin we met alle hulpdiensten en betrokken partners een aantal zorgvuldig gekozen incidentscenario’s doorlopen. Hiermee ‘toetsen’ we het hele voorbereidingstraject samen met alle betrokken partijen. De doorleefsessie vormt daarmee de afsluiting van alle voorbereidingen op het evenement.”
Wat maakt het bijzonder om mee te werken aan een evenement als DelfSail?
David: “DelfSail is het grootste evenement waarbij wij betrokken zijn, en waarin alles samenkomt waaraan wij als veiligheidsregio werken. Zowel intern als extern zijn er veel afdelingen en organisaties bij betrokken. Dat maakt het heel interessant en uitdagend om mee bezig te zijn.”
Casper: “DelfSail is een uniek evenement met een bijzonder karakter. Het havengebied en de schepen vind ik interessant. Ik vind het mooi om te zien dat het evenement straks soepel kan verlopen mede dankzij onze voorbereidingen. Ik word er heel blij van als mijn collega’s en de vele vrijwilligers zich straks kunnen bezighouden met het neerzetten van een mooi evenement en zich niet druk hoeven te maken om de veiligheid.”